一、檔案數字化加工流程
1、目錄數據準備
按照《檔案著(zhù)錄規則》(DA/T18)等的要求，規范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著(zhù)錄項、字段長(cháng)度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、 責任者、起止頁(yè)號和頁(yè)數等，應進(jìn)行修改。
2、拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下，傳統的掃描儀會(huì )影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應注意保護檔案不受損害。
如果要不拆裝的掃描是需要使用非接觸式的檔案掃描儀比如book2net系列、iscan系列的掃描儀，不需要拆裝直接進(jìn)行掃描就可以。
3、對于己經(jīng)編好的頁(yè)碼要查看是否正確，檔案的紙張是否有破損，如果破損嚴重的，無(wú)法進(jìn)行直接掃描的檔案，及時(shí)與管理人員溝通進(jìn)行處理。
4、按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區分開(kāi)。普發(fā)性文件區分的原則是：無(wú)關(guān)和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。 確保掃描時(shí)不出現混亂現象。

5、制作并填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數字化加工過(guò)程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號和頁(yè)數。
二、檔案數字化加工的基本原則
1.確定數字化對象
應當對所要進(jìn)行數字化的對象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進(jìn)行數字化加工。
2.符合法律法規
紙質(zhì)檔案數字化，必須符合檔案開(kāi)放規定或本行業(yè)相關(guān)規定。
3.價(jià)值性原則
屬于歸檔范圍且應長(cháng)期保存的、社會(huì )利用價(jià)值高的檔案可列入數字化加工的范圍。
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